試析我國(guó)工程竣工資料整理要求及注意事項(xiàng)

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，公路交通建設(shè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，作為記錄了公路工程從決策設(shè)計(jì)到最終竣工全過(guò)程的竣工資料顯得尤為重要，是整個(gè)公路工程項(xiàng)目不可或缺的一部分。本文將從竣工資料的要求、竣工資料的整理的角度出發(fā)論述工程竣工資料整理要求及其注意事項(xiàng)。

關(guān)鍵詞：竣工資料；整理要求；注意事項(xiàng)

Abstract: With the constant development of our economy, highway traffic construction scale expands unceasingly, as documented by the highway project from design to final completion of the whole process of making the completion information is particularly important, is the indispensable part of highway engineering project. This article from the completion data requirements, completed the collation of data point of view discusses the project completion data requirements and matters needing attention.

Key words: completion information requirements; finishing; matters needing attention

1 竣工資料的整理要求

工程建設(shè)過(guò)程中，參建各方往往對(duì)項(xiàng)目的工期和質(zhì)量控制比較重視，制訂比較系統(tǒng)、全面、嚴(yán)格的考核指標(biāo)和獎(jiǎng)罰辦法，而對(duì)工程資料特別是對(duì)竣工資料的整理和編制，往往容易忽視，長(zhǎng)期以來(lái)存在著重建設(shè)、輕資料管理的現(xiàn)象。而事實(shí)上，公路工程竣工資料的整編和歸檔，是公路建設(shè)項(xiàng)目管理當(dāng)中一項(xiàng)需要長(zhǎng)期提高和創(chuàng)新的工作，是一項(xiàng)涉及各專(zhuān)業(yè)、各部門(mén)的系統(tǒng)工程，公路工程竣工資料最終會(huì)向著標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化方向發(fā)展。對(duì)公路工程竣工資料的整理應(yīng)滿足以下要求：

1） 規(guī)范性�？⒐べY料是公路管理部門(mén)用以備案存檔的，因此其資料中的實(shí)驗(yàn)檢測(cè)表格填寫(xiě)應(yīng)按規(guī)范進(jìn)行，自檢意見(jiàn)、監(jiān)理意見(jiàn)應(yīng)明確，簽署手續(xù)完備，字跡清晰，復(fù)印清楚，字跡材料應(yīng)能滿足長(zhǎng)期保存需要。

2）科學(xué)分類(lèi)。鑒于公路工程一般建設(shè)周期較長(zhǎng)，其所經(jīng)歷的全建設(shè)過(guò)程所包含的竣工資料通常繁多，因此必須對(duì)竣工資料采取科學(xué)分類(lèi)整理，以方便相關(guān)單位的查閱。因此，對(duì)竣工資料進(jìn)行整理應(yīng)按工程文件材料的自然形成過(guò)程進(jìn)行分類(lèi)。首先是要按照項(xiàng)目基本建設(shè)程序的不同階段，其次按照工程的自然進(jìn)展

過(guò)程，最后是結(jié)合文件材料自身的實(shí)際情況。

3） 原始性。項(xiàng)目法人單位在工程竣工時(shí)所整理的資料應(yīng)當(dāng)完整地反映公路建設(shè)過(guò)程的原始記錄文件，一般情況下應(yīng)是原件。

4） 完整性。所整理的工程竣工資料必須是齊全的，而且資料所記錄內(nèi)容應(yīng)當(dāng)全面，記錄內(nèi)容和數(shù)據(jù)應(yīng)能反映抽查頻率和質(zhì)量指標(biāo)。

5） 準(zhǔn)確性。對(duì)于工程竣工資料中的施工原始記錄數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確，竣工圖編制規(guī)范，圖物相符。

2 竣工資料的整理

竣工資料的主要內(nèi)容包括：質(zhì)量保證資料和竣工圖表、文件及資料。質(zhì)量保證資料包含在竣工資料中，竣工資料又是在質(zhì)量保證資料的基礎(chǔ)上編制而成的。

2.1 工程依據(jù)性文件整理

1） 工程項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)前期文件及設(shè)備招標(biāo)、投標(biāo)文件、報(bào)關(guān)、商檢、索賠收集、整理、分類(lèi)、組卷與歸檔工作。對(duì)于本單位的發(fā)文均要求原件歸檔。對(duì)于對(duì)方主送與抄送本單位的收文，均應(yīng)紅頭文件歸檔，不可以復(fù)印件歸檔。如若是轉(zhuǎn)發(fā)文，直接隸屬關(guān)系的文件應(yīng)紅頭文件歸檔，后附間接關(guān)系的轉(zhuǎn)發(fā)文可復(fù)印件歸檔，但一定要復(fù)印清楚、文件齊全。

2） 工程依據(jù)性文件要求收集齊全、完整。案卷必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。在資料整理的文件中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一種文件，分別立在一起，不得分開(kāi)。卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依次排列的：批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，定稿在后；原件在前，轉(zhuǎn)發(fā)件在后；多種文字形成的同一文件，原文在前，譯文在后；圖文緊密排列時(shí)，文字材料在前，圖樣在后。

3） 協(xié)議、合同及工程驗(yàn)收證書(shū)、交接書(shū)等履行雙方簽字手續(xù)的文件的要求，從法律效用上考慮，凡為簽訂協(xié)議、合同的履行方和辦理證書(shū)的簽字方，其合同、協(xié)議均應(yīng)持一份正本歸檔，不應(yīng)副本或復(fù)印件歸檔（所謂合同、協(xié)議證書(shū)的正本，即履行合同的雙方或參予證書(shū)簽字代表均親筆簽名、并加蓋公章，不親筆簽名只加蓋私章的，或雖簽名不為原件而以復(fù)印件歸檔的，對(duì)履行合同方或參予證書(shū)簽字代表方，均屬不符合檔案管理要求）。

2.2 工程設(shè)計(jì)文件整理

工程設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料（地質(zhì)勘測(cè)、水文、氣象、地震、地形、地貌等） 及各設(shè)計(jì)階段文件，由設(shè)計(jì)單位提供，項(xiàng)目法人按設(shè)計(jì)院提供的冊(cè)目錄清點(diǎn)，收集

齊全、完整后，整理、歸檔。整理工程全部設(shè)計(jì)文件應(yīng)齊全、系統(tǒng)、完整。圖紙一般應(yīng)藍(lán)圖歸檔。整理中對(duì)于可行性階段、初步設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段的文件排序，一般按設(shè)計(jì)院卷冊(cè)排列、編目。如設(shè)計(jì)院有補(bǔ)充報(bào)告或設(shè)計(jì)文件，根據(jù)設(shè)計(jì)院的通知分階段處理，如設(shè)計(jì)院補(bǔ)充文件無(wú)目錄，則按內(nèi)容分別插入有關(guān)卷冊(cè)，但需重新做圖冊(cè)卷內(nèi)目錄。

2.3 工程施工文件整理

1） 工程施工的竣工資料、竣工圖由施工單位收集、整理、分類(lèi)、組卷，提交監(jiān)理單位審查、匯總及移交。實(shí)行總承包的，各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)的檔案資料，交總承包單位匯總、整理。其中全部工程設(shè)計(jì)修改通知單應(yīng)由設(shè)計(jì)院負(fù)責(zé)提供，工程聯(lián)系單必須由設(shè)計(jì)工程師代表、監(jiān)理簽署意見(jiàn)、簽名后方有效。

2） 施工單位按施工質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)、施工驗(yàn)收規(guī)范編制劃分的分項(xiàng)、分部、單位工程為單元，齊全、完整、系統(tǒng)地收集、整理檔案資料，進(jìn)行分類(lèi)、立卷、錄入軟件，并提交監(jiān)；理單位審查。

3） 整理資料時(shí)對(duì)于水泥、鋼材等原料試驗(yàn)報(bào)告，要求報(bào)告單字跡清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，要有見(jiàn)證取樣簽證且原件歸檔，杜絕用不符合要求的書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)及復(fù)印件歸檔。施工單位要加強(qiáng)施工過(guò)程中材料進(jìn)貨、發(fā)放、材料性能等方面的管理，指定專(zhuān)人做好原材料的監(jiān)督跟蹤工作。

4） 隱蔽工程記錄與中間驗(yàn)收簽證：要求文件材料齊全、完整，記錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，填寫(xiě)字跡端正，記錄詳細(xì)，不漏項(xiàng)。凡隱蔽工程記錄需繪制有座標(biāo)位置的草圖，隱蔽工程記錄與中間驗(yàn)收簽證檢查單位及部門(mén)簽字手續(xù)完備。

5） 設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單、材料代用單等，要求齊全、完整。與竣工圖上的注釋內(nèi)容相符。設(shè)計(jì)修改通知單要求內(nèi)容簡(jiǎn)明，字跡、圖樣清晰，原件歸檔。

6） 施工質(zhì)量處理、缺陷處理報(bào)告，要求有閉環(huán)交代的詳細(xì)記錄（有調(diào)查報(bào)告、分析、處理意見(jiàn)、處理結(jié)論及消缺記錄、復(fù)檢意見(jiàn)與結(jié)論等），按實(shí)際情況組卷。

7） 資料整理注意事項(xiàng)。a.資料的收集整理是一項(xiàng)繁瑣又需要耐心的工作，往往得不到人們的重視，特別是在項(xiàng)目實(shí)施的前期更容易被忽視。從工程實(shí)施的前期項(xiàng)目就應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)資料收集整理工作，施工過(guò)程中要按質(zhì)量保證資料所列的內(nèi)容及時(shí)整理，不可人為編造。施工的每道工序都應(yīng)具備完整真實(shí)的原始記錄以保證資料的真實(shí)性和完整性。b.要妥善保管竣工資料的所有文件，包括設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、照片、音像資料的原件。按檔案管理規(guī)定裝訂、組卷、歸檔，使竣工資料從一開(kāi)始就走向正�；�、規(guī)范化。c.施工單位應(yīng)在各分項(xiàng)工程完工后，按驗(yàn)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)評(píng)定，并按劃分的分項(xiàng)工程、分部工程、單位工程進(jìn)行逐級(jí)評(píng)分匯總。

3 結(jié)論

通過(guò)結(jié)合筆者實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，凡是在公路工程建設(shè)過(guò)程中圍繞項(xiàng)目立項(xiàng)審批、設(shè)計(jì)、準(zhǔn)備、施工管理、竣工驗(yàn)收活動(dòng)產(chǎn)生的、對(duì)工程管理、養(yǎng)護(hù)及明確責(zé)任具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)不同門(mén)類(lèi)載體文件材料，都應(yīng)收集齊全，對(duì)項(xiàng)目竣工全部檔案進(jìn)行統(tǒng)一的分類(lèi)和編號(hào)，待所有檔案資料歸檔整理完成不再變動(dòng)后統(tǒng)一粘貼案卷脊背，歸入公路工程建設(shè)項(xiàng)目成套檔案。

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